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云南投標書制作主要將準備投標文件過程中所遇到的問題和積累的經驗進行沉淀

來源:www.vlibe.com | 更新時間:2019/8/8 10:14:09

  招標、投標是軟件行業采購或拿項目中最常見的方式,根據項目形式的不同,對于投標文件撰寫要求也對應不同,近期云南投標書制作接到的幾次招投標工作無論是從投標流程還是投標準備,都十分嚴格和正式,這就需要高度重視、認真對待。云南投標書制作主要將準備投標文件過程中所遇到的問題和積累的經驗進行沉淀,為后續更好的輸出做鋪墊。

  注意:本文只針對技術標進行闡述。

  客戶方項目立項后,會進入公開招標階段,投標方通過購買招標書,明確招標項目的產品、服務的范圍、標段(標包)劃分、數量、投標人的資格要求等,之后進入投標準備階段。

  1、投標準備

  得到招標書之后,首先需要認真分析招標文件,根據自身產品及解決方案優勢編制投標書,在編寫投標書中需要注意,標書中的解決方案一定要應標,明確的對應招標需求,具體步驟如下:

  1. 根據招標內容編制投標文件(商務標、技術標)、講標文件,按照期限交付投標書及投標保證金;

  2. 按照規定的時間、地點進行講標;

  3. 等待結果通知,中標后,明確具體細節之后與客戶方簽訂項目合同,履行合同。

  2、參與人員

  1. 售前人員

  2. 銷售人員

  3. 技術人員

  3、輸出資料

  >>>>商務標書

  準備內容根據標書具體要求而定。

  1. 軟著權

  2. 企業資質

  3. 偏離表

  4.承諾函

  >>>>技術標書

  準備內容根據標書具體要求而定,常規內容如下:

  1. 項目定義說明:名稱約定、主要術語;

  2. 項目背景及現狀分析:當前信息化背景、企業發展概況、信息化瓶頸;

  3. 項目需求理解與分析:項目需求描述、項目需求理解與分析(多個維度);

  4. 項目目標和關注重點:項目目標定義、項目目標分析、實現目標前提條件;

  5. 項目指導思想和原則:投標方特有的指導思想和原則;

  6. 架構體系、規劃、方法論:企業架構、IT規劃體系、IT規劃方法論;

  7. 項目總體規劃:整體規劃、建設思路、建設階段;

  8. 項目平臺架構:總體架構、業務架構、技術架構、功能架構、集成架構、安全架構、產品架構、部署架構等;

  9. 項目產品介紹:項目中使用到的產品介紹(產品概述、功能特性、產品截圖)

  10. 項目部署方案:軟硬件配置搭建;

  11. 項目實施方案:實施總體方法、實施成功的關鍵要素分析、實施進度計劃;

  12. 項目實施團隊:團隊構建原則、項目實施組織架構、項目實施團隊、實施過程和安全保密管理;

  13. 項目驗收方案:項目初驗、終驗;

  14. 項目培訓方案:培訓目的、培訓策略、培訓調研、培訓方式、培訓課程與內容、培訓組織與要求、培訓對象;

  15. 項目質量及風險管理:項目生命周期管理、項目常見風險分析、項目初步風險分析與策略;

  16. 項目服務方案:服務原則、服務承諾、服務體系和流程、常見服務方式和內容、服務響應時間、服務監督機制;

  17. 相關案例介紹;

  18. 投標公司介紹。

  >>>>講標文件

  講標PPT及環境演示。

  >>>>評分索引

  投標文件的撰寫不僅需要經驗和方法,更需要謹慎和認真,一旦疏忽或沒有明確招標文件中的注意事項,很可能會導致標書不合格,降低評分數,嚴重的還會導致廢標,前功盡棄。為減少撰寫過程中的出錯率,云南投標書制作下面主要將標書中的一些注意事項、最佳實踐總結出來。

  1、清標

  標書與解決方案不同,撰寫投標文件,切忌沒有完全掌握招標書內容就開始撰寫,無論時間多趕,都要清標。清標即明確清楚標書中每一項條款,把標書走腦的讀一遍,而不是機械的看一遍,具體要做到以下幾點:

  1. 明確標書中硬性要求,并詳細標記,在撰寫標書過程中一定要涵蓋,并撰寫在醒目的位置,必要時可以單獨成為一章或一小節。

  2. 商務標技術標都要明確,雙方會有相關關聯,或是互相包括必要條款,一方不明確,很可能導致應標缺失。

  3. 注意招標文件中的每一項廢標條款,一旦條款缺失或未能滿足響應,編制再好的投標文件也將被一票否決。

  2、寫標

  撰寫投標文件要根據招標文件需求進行撰寫,不要偏離,內容多而全,寧多勿少,思路從整體架構出發,涵蓋招標需求的同時,具備宏觀意義上的整體IT架構規劃,盡顯專業性。

  1. 框架先行,先出具標書整體框架,可簡單標明每個框架中要撰寫的內容,將需求、規劃、方案、產品到服務、實施、售后一一羅列;

  2. 框架評審,框架出具之后,不要急于填充,與投標小組人員進行評審,通過之后再進行撰寫,有效減少反復時間;

  3. 內容全面,凡是標書中提及的要求、指標都要給予對應的解決方案,最佳的效果是每個要求都準確的給出回應;

  4. 如招標書中有明確格式要求,則按照要求進行編制,反之則以工整、正式為原則,包括字體大小、主題統一,標點符號得當,段落整體排序整潔有序,圖片清晰等。

  3、對標

  本文中的對標指在投標文件撰寫結束后,對照標書中廢標條款、星號條款、評分細則等內容進行一一對應,云南投標書制作下面根據幾個條款進行解析:

  1. 廢標條款顧名思義,一點不能滿足定會廢標,對于廢標條款要在標書中明確的給予應答及體現,通常對于商務標來說此類條款較多;

  2. 星號條款在技術標中較多,多為一些重要的技術指標,要求投標人必須滿足或給予應答說明,對于此類會以技術偏離表的方式進行應答;

  3. 評分細則表為評委打分對照表,評委會嚴格按照上面的內容進行打分,表中分數是一定不能丟的,評分表中內容都要在標題中明確體現,一方面說明我方已經應標,另一方面為評委對照提供便利。

  4、合標

  在投標方式上會出現合作投標的情況,這個時候就需要將不同標段的標書進行合并,或者將商務標與技術標進行合并等,不只是標書的合并,還有評分索引表的合并。

  1. 如果一個標書分為多個技術人員撰寫,最終需要進行標書的合并,合并過程中注重格式與頁碼的正確;

  2. 在撰寫的評分對照表中填寫每一項分數標書中對應的位置,并自評分數,闡明可以得到該分數的原因,供評委參考;

  3. 商務標和技術標是分開撰寫的,在評分表中只需按照各自的標書標明頁數即可,通常不會合并成一個大的目錄。

  5、查標

  查標分為兩項,一項為根據招標文件要求,從頭檢查一遍標書是否有漏項,重點需求是否都涵蓋滿足,另一項為對寫好的招標文件進行格式檢查,具體包括以下幾個方面:

  1. 是否存在漏項,內容是否撰寫到位;

  2. 目錄是否調整、是否存在格式錯亂、是否有空白頁;

  3. 商務標、技術標交叉檢查,當局者迷,換種視角更能發現其中的問題。

  從正式接觸標書撰寫到現在已經有一段時間,回想起當時的情景仍歷歷在目,也曾因為不熟悉流程和缺乏相關知識,走了許多彎路,通過反省和總結,現將產生的心得及教訓記錄,為后續更好完成此類任務奠定基礎。

  1、熟知標書

  剛接觸標書撰寫工作,只做到大概了解需求,之后就按照已有的模板架構進行撰寫,沒有考慮不同招標性質的差異性,在查標的過程中,發現很多硬性要求并沒有應標,隨著投標日期臨近,造成比較棘手的情況。

  經過上述教訓,之后撰寫標書時,首先進行清標工作,明確項目具體需求的同時,標出撰寫標書過程中需要重點體現或應答的內容,不明確的地方及時確認,在確定沒有疑問之后,開始撰寫??此铺幚砩鲜龉ぷ骰ㄙM了許多時間,但這個步驟是必不可少的,因為可以保證后面工作順利開展,一定程度上是有效節省了時間。

  2、框架先行

  之前在拿到招標文件之后,都是大綱與內容同步進行,做到目錄與內容同步完成,這種做法會嚴重拖延標書的交付時間,甚至會影響到標書的交付質量。因為在撰寫目錄與填充內容過程中,會花費大量時間撰寫技術難點,時間有限的情況下會造成其它部分匆匆撰寫,質量偏低;另一方面,一旦整體框架不被通過,之前工作全是無用功,從而加大調整時間。

  正確的做法應該是先將標書從頭至尾通讀一遍,明確要求之后,有目的的進行框架構建,直接將硬性要求放在框架中,構建過程中梳理一遍需求和邏輯,之后交于相關負責人進行框架審核,審核通過之后再進行內容填充,省去反復的時間。

  3、注重順序

  初次接觸標書撰寫時,對于投標流程、準備資料、撰寫順序、文件格式都是一無所知的,通常是一邊摸索一邊準備,經過資料反復打回、修改,慢慢了解其中的流程,并固化。

  云南投標書制作經過總結需要撰寫內容如下:投標文件、技術偏離表、評分索引表。首先撰寫投標文件,之后根據招標文件要求,決定是否需要撰寫技術偏離表,通常來說技術偏離表是一定需要的,有的在標書內部嵌入,有的以單獨表格形式進行提供。評分索引表可以在一開始就出具,但頁碼對應一定要在標書全部完成及審核通過后進行填寫,否則會出現頻繁修改頁碼的現象。

  4、合理分工

  每次接到撰寫標書任務,基本都是時間緊任務重的情況,需要叫停當下工作,快速響應,短時間內出具一份幾百頁的標書,如果標書內容為標準項目模式,在模板基礎上進行快速修改即可;若為特殊項目或不熟悉的模式,則需要花時間進行研究,通常會出現無進展的情況。

  面對此類狀況,首先要做的是靜心分析招標文件,將其中難點進行羅列,查找相關資料,如一段時間后仍毫無進展,就要向公司或伙伴求助。例如:申請技術人員資源協助、伙伴提供參考資料等。同時合理分工,明確需要做的內容有幾項,之后根據部門人員或相關協調人員的專長進行任務分解,最終整合,不但有效提高整體效率,也會提高標書質量。

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